Vóór 1811 bestond er nog geen Burgerlijke Stand. Tot deze tijd werden doop, huwelijk en begraven geregistreerd door de kerk of de overheid. Later werden de registers van de kerken door de staat geconfisqueerd om te dienen als basis voor de Burgerlijke Stand. Heel veel DTB werd toen overgeschreven, waarna de originelen werden teruggegeven. Deze kopieën en soms ook originelen vormen nu de verzameling DTB-registers met per gemeente/plaats een uniforme inventarisatie en dito nummering.

Welke regelgeving vormt nu de grondslag tot het onderhouden (ook uitbreiden) van de DTB-registers?

Heel vaak zijn van de handgeschreven kopieën uit de periode 1797-1811 (invoering Burgerlijke Stand) en later nog originelen beschikbaar in de kerkelijke- en overheidsarchieven. Deze originelen die feitelijk wel tot de categorie DTB behoren, maken echter geen deel uit van de DTB-registers. Of wel?

Er is ook DTB die rond 1811 niet is opgenomen in de DTB-registers, gewoonweg omdat bijvoorbeeld de pastoor toen DTB-boeken achterhield. Als zo'n uniek boek nu wordt gevonden, krijgt het dan een plaats in de DTB-registers?

Frank,

Goede vraag, maar bij mijn weten is er geen wettelijke grondslag voor het alsnog toevoegen van registers aan de bestaande verzameling DTB van de archieven.

De archiefwet en besluiten zeggen er in ieder geval niets over.

De afzonderlijke Regionale Historische Centra kunnen natuurlijk los daarvan er naar streven om hun collecties (dus ook de kerkelijke registers) aan te vullen. Maar dat zal zeker geen prioriteit hebben, is mijn vermoeden.

Mvg

Bas,

Bedankt voor jouw reactie. Ten aanzien van de prioritering, zal jouw vermoeden wel juist zijn, want een goede vriend van mij heeft enkele jaren geleden pas na lang aandringen het Westfries Archief zover gekregen de originele DTB-boeken van de RK-statie Hoogwoud op te nemen in haar DTB-registers, inclusief een verdwenen en toen opnieuw teruggevonden DTB-boek. Het Westfries Archief heeft toen een herinventarisatie gemaakt van de DTB met een nieuwe nummering. In hoeverre het Westfries Archief die herinventarisatie heeft gedaan in samenspraak met het Noordhollands Archief, daar kan ik niet over oordelen, omdat het NH-Archief geen inventarislijst online heeft gepubliceerd van de DTB-registers die buiten haar streek-verzorgingsgebied valt.

Van het Regionaal Archief Alkmaar (RAA) weet ik, dat ze in de pas willen blijven met het NH-Archief (zie mijn topic: Opzienbarende ontdekking RK DTB Limmen 1678-1754 https://www.stamboomforum.nl/actualiteit/2/33483/0

Inmiddels heb ik vanuit een publicatie uit 1973 van het Rijksarchief in Noord-Holland (nu Noordhollands Archief) begrepen, dat de DTB-registers al jaren worden aangevuld. Deze publicatie heeft de lange titel: ‘Beschrijving van de collectie doop-, trouw- en begraafboeken, registers van aangifte voor de impost op trouwen en begraven, registers van overledenen van de gequalificeerde, lidmaten en attestatieboeken en grafboeken, die zich in originali of kopie bevinden in het Rijksarchief in de provincie Noord-Holland’, door J.R. Persman en J.J. Zonjee.

In de inleiding van deze publicatie staat hierover het volgende vermeld:

‘Deze beschrijving vervangt de “Inventaris der doop-, trouw- en begraafboeken en successieregisters berustende in het Rijksarchiefdepot in Noord-Holland,” door G. van Es en H.L. Driesen, ‘s-Gravenhage 1922.

Herinventarisatie was noodzakelijk, omdat sindsdien talrijke aanvullingen hebben plaatsgehad, waarbij met name gedurende de laatste twintig jaar registers in originali of in kopie door het Rijksarchief werden verworven.’

en

‘Uit de toelichtingen bij de beschrijving zal u blijken, dat veel registers pas beginnen op een veel later tijdstip dan eigenlijk het geval zou moeten zijn. Het is aannemelijk, dat in de loop der eeuwen een groot aantal registers door brand of anderszins verloren is gegaan. 
Toch mag worden verondersteld, dat zich hier of daar in de provincie nog wel registers zullen bevinden, waarvan de verblijfplaats bij het Rijksarchief niet bekend is.’

De reden waarom ik dit topic heb geplaatst, is omdat ik onlangs van een RK-statie in Noord-Holland de originele DTB heb terug gevonden (ruim 200 jaar aaneengesloten), exemplaren die tot op heden niet in de DTB-registers zijn opgenomen, wel in belabberde en niet volledige handgeschreven kopieën (lees: slechte transcripties). De desbetreffende archiefinstelling die ik hiervan op de hoogte heb gebracht, is in eerste instantie maar weinig geïnteresseerd. Onbegrijpelijk, maar waar. En dit is niet mijn eerste ervaring hiermee. Ik blijf echter aandringen, in de hoop dat het kwartje eindelijk een keer valt. Helaas ben ik hierin al heel wat spreekwoordelijke kwartjes kwijtgeraakt.

Last but not least, wil ik graag een mede-forumlid, Everardus Rollema, citeren uit één van zijn vele reacties op dit forum:

‘Scan de originele bron om de waarheid te dienen!’

Ik sta daar volledig achter met de toevoeging om die scan ook te publiceren, hetgeen Everardus ook bedoelt.

"De desbetreffende archiefinstelling die ik hiervan op de hoogte heb gebracht, is in eerste instantie maar weinig geïnteresseerd."

Geldt dit ook voor het Noordhollands Archief, want dat zou ik wel heel vreemd vinden.

Beste Marian,

Ik noem geen namen, want daarmee bereik ik niets. Ik hou het voorlopig op 'aandringen' en ik ben daarvoor op zoek naar steekhoudende argumentatie, vanwaar dit topic.

Misschien een toelichting van iemand die bij het Noord-Hollands Archief werkt? Een waarschuwing: het is een lang verhaal...

De collectie die aanvankelijk werd aangeduid met 'retroacta van de burgerlijke stand' ontstond in 1811. Registers werden opgevraagd bij steden, ambachten en kerken en gedeponeerd bij de nieuwe burgerlijke gemeenten, die onder meer als taak kregen de burgerlijke stand bij te houden, en daarmee ook de taak om extracten te leveren die de identiteit van de burgers konden aantonen. Latere generaties noemden die collectie 'de collectie doop-, trouw- en begraafboeken'. Die collectie vormt in Noord-Holland een bont allegaartje. Er zitten originele registers tussen, er zitten originele contraboeken tussen (sommige kerken hielden twee series bij), er zitten door steden, ambachten en kerken aangeleverde afschriften bij. Dat zijn dan 'eigentijdse' afschriften, dus rond 1811 gemaakt. Een deel werd niet overgedragen. Waarom niet is niet meer te achterhalen, we kunnen er alleen naar gissen of het ging om laksheid of een vorm van protest.

Bij het ontstaan van de provinciale archiefdiensten, in de periode 1870-1894 omgevormd tot de rijksarchieven in de provinciehoofdstad, kwamen de meeste van die registers voor Noord-Holland uiteindelijk terecht bij het Rijksarchief in Noord-Holland. Ze werden beschouwd als rijkseigendom en daarom centraal bewaard. In Noord-Holland werden drie uitzonderingen gemaakt: de steden Alkmaar, Amsterdam en Haarlem mochten de retroacta van de burgerlijke stand in bruikleen houden, omdat ze een eigen stedelijke archivaris hadden benoemd. Dat gaat nog steeds over de collectie die in 1811 ontstaan is. In de loop van de tijd ontdekten onderzoekers en archivarissen dat op plaatselijk niveau nog steeds allerlei registers werden bewaard, hetzij in het door de gemeente bewaarde archief, hetzij bij een kerk. In enkele gevallen werden die registers alsnog in origineel toegevoegd aan de retroacta, maar meestal niet.

Dat kwam omdat inmiddels binnen de archiefwereld beheersregels waren opgesteld. Maar liefst 100 regels die elke beginnende archivaris geacht werd voor zijn examen uit het hoofd te leren. Een van die regels heet het 'herkomstbeginsel'. Dat beginsel gaat er van uit dat een archief een eenheid is. Het archief van de R.K. parochie X is een eenheid, en dat bevat archiefstukken van diverse aard. Notulen, eigendomsbewijzen, ingekomen en verzonden stukken. En ook registers waarin allerlei handelingen rond de parochianen werden vermeld, dus doopboeken, trouwboeken, doodboeken. Hetzelfde geldt voor de archieven van de Hervormde gemeenten en die van de burgerlijke gemeenten. Het werd daarmee binnen de archiefwereld algemeen erkend dat die stukken in het betreffende archief van parochie of gemeente moesten blijven berusten. De rijksarchivaris in Noord-Holland wilde echter wel de informatie hebben. Daarom werden afschriften gemaakt door nijvere ambtenaren. Toen het kopieerapparaat voldoende ontwikkeld raakte ging men over tot het maken van fotokopieën. Omdat de oorspronkelijke gedrukte inventaris van Van Es en Driessen daardoor achterhaald raakte, besloot men in de jaren zestig een nieuwe inventaris te maken, die door Persman en Zonjee werd gemaakt. Die inventaris was niet een inventaris van de oorspronkelijke collectie retroacta uit 1811, maar tevens van latere aanvullingen, die meestal in de vorm van afschriften en fotokopieën beschikbaar waren gekomen.

Ook die inventaris uit 1966 raakte achterhaald, omdat steeds meer kerken overgingen tot overdracht van hun archieven. Vanaf 1978 was een van mijn taken binnen het rijksarchief in Haarlem het controleren van dergelijke archieven op de aanwezigheid van DTB registers. Conform het herkomstbeginsel haalde ik niet de originelen uit die archieven om ze aan de collectie DTB toe te voegen. Heel formeel zou dat een vorm van diefstal zijn, omdat ik in dat geval stukken die in goed vertrouwen door een kerkbestuur in bruikleen waren gegeven daar uit zou halen, om ze toe te voegen aan een rijkscollectie. Ik maakte dus een fotokopie en voegde die toe aan de rijkscollectie. Soms verving ik dan een in de jaren dertig of veertig van de twintigste eeuw gemaakt afschrift door een fotokopie van het origineel.

Inmiddels stond de tijd niet stil, en zorgden steeds meer gemeenten voor aansluiting bij een archiefdienst. Inmiddels zijn bijna alle gemeenten in Noord-Holland voorzien van een archiefdienst. De uitzonderingen zijn Diemen en Texel. Voor die twee gemeenten heeft het Noord-Hollands Archief (als rechtsopvolger van het Rijksarchief in Noord-Holland) nog een archiefbeherende taak. Dat betekent onder meer dat de originele DTB registers van die gemeenten in Haarlem berusten. Daarnaast fungeert het Noord-Hollands Archief als gemeentearchief voor de huidige gemeenten Aalsmeer, Beverwijk, Bloemendaal, Haarlem, Haarlemmerliede, Haarlemmermeer, Heemskerk, Heemstede, Uitgeest, Uithoorn, Velsen en Zandvoort. Voor zover van toepassing berusten de originele DTB registers van die gemeenten dus ook bij het NHA. En verder stelt het NHA nog steeds de oude serie fotokopieën van de DTB beschikbaar, dus alle gemeenten van Noord-Holland, uitgezonderd de steden Alkmaar, Haarlem en Amsterdam. De Haarlemse registers hebben we natuurlijk ook, maar die hebben we omdat de Archiefdienst voor Kennemerland (waaronder de gemeente Haarlem hoorde) is opgegaan in het NHA.

Vanaf het ontstaan van gemeentelijke of streekarchiefdiensten zijn de originele registers op basis van de bepalingen in de Archiefwet overgedragen door het Rijksarchief in Noord-Holland en later het NHA aan die betreffende archiefdiensten. Hoe die dat verder beschikbaar stellen, en hoe zij omgaan met aanwinsten of registers die ze aantreffen in kerkelijke archieven die zij in beheer hebben en krijgen valt buiten de bevoegdheid van het NHA. Die archiefdiensten moeten zelf toelichten wat ze doen en waarom ze dat zo doen. Ik kan alleen spreken over de situatie binnen het NHA voor zover wij een taak hebben als gemeentelijke archiefdienst.

De beleidslijn is dat wij niets meer toevoegen aan die kopiecollectie DTB zoals die in de studiezaal in de Jansstraat te vinden is. Die collectie is te raadplegen voor een ieder die dat wil. We zullen ook niet werken aan de toegankelijkheid van die collectie voor zover dat registers betreft die buiten ons gemeentelijke werkgebied vallen. Als iemand zo aardig is om ons een index aan te bieden zeggen we dankjewel en stellen die beschikbaar in de studiezaal, dat weer wel. Op termijn zal die collectie fotokopieën zelfs verdwijnen. De ervaring leert dat steeds minder mensen de reis Haarlem ondernemen om onderzoek in de studiezaal te doen. De raadpleging verlegt zich naar internet. Om geen dubbel werk te doen en onze collega's niet in de wielen te rijden digitaliseren wij over het algemeen geen registers die niet tot ons gemeentelijke werkgebied horen. Dat is de taak van de andere archiefdiensten in de provincie. We bemoeien ons daar niet mee, en sterker nog, we mogen ons daar niet mee bemoeien. Iedere archiefdienst is in die zin baas in eigen huis.

Wat doen we met de DTB registers van de gemeenten die wel tot ons werkgebied behoren? Het streven is om die allemaal te digitaliseren en ze online aan te bieden, voorzien van een index. Dat is een project van lange adem. Er zijn mensen in Nederland die denken dat wij beschikken over onuitputtelijke financiële reserves. Ik wou dat dit waar was! In Haarlem beheren we 45 kilometer archief, en we hebben structureel geld om rond de 52 meter per jaar te digitaliseren. Reken maar uit hoe lang we bezig zijn voordat we alles digitaal beschikbaar hebben. Soms kunnen we gebruik maken van extra regelingen en betaalt iemand anders de rekening van het digitaliseren. Maar we wachten nog steeds op de multimiljonair die al onze digitaliseringswensen vervult. Wie de afgelopen jaren de politieke discussie heeft gevolgd kan weten dat bezuiniging troef is. De minister van Financiën en de wethouders van Financiën van de bij ons aangesloten gemeenten zijn niet echt genegen om ons extra krediet te geven. We moeten het dus doen met de middelen die we hebben...

Voegen we originele DTB registers toe aan die oude collectie? Uit het voorgaande zal duidelijk zijn dat het antwoord daarop nee is. We stellen ze wel beschikbaar, in origineel, eventueel in fotokopie, maar liever in digitale vorm. Als dat financieel haalbaar is doen we dat het liefste. Soms is een deel in te slechte staat om het zonder meer te digitaliseren. Dat is een probleem, maar daar zullen we in elk geval proberen een oplossing voor te vinden. Een bijkomend probleem is dat ze niet altijd makkelijk vindbaar zullen zijn. Voor ons eigen werkgebied zijn we aan het kijken hoe we dat kunnen verbeteren. Maar ook daar geldt: dat kost tijd. Mijn collega's en ik zijn geen leerlingen van Zwijnstein geweest en daarmee collega's van Harry Potter, en we hebben daarom ook niet leren toveren. We zullen we proberen ons werk zo goed mogelijk te doen. Dat dit niet altijd lukt is logisch, mensen zijn mensen, en er worden fouten gemaakt.

En soms helpt een bezoeker ons. Onlangs werden wij er op gewezen dat bij de DTB van een van onze gemeenten iets niet klopte, in dit geval Heemskerk. Het bleek vervolgens dat een kerkelijk archief niet aangemeld was in ons systeem. En juist in dat archief bevinden zich originele DTB registers. Hoe dat zo gekomen is, dat weten we helaas niet. We hebben dat inmiddels aangepast en we hopen dat die registers zelfs spoedig online beschikbaar komen. Zo wordt het iedere keer een (klein) stukje beter...

Dat werd ook gemeld aan de betreffende vraagsteller. Daarbij werd gemeld -iets dat redelijk standaard is- dat indien hij (voordat wij over konden gaan tot digitalisering) al over de informatie wilde beschikken, hij welkom zou zijn in de studiezaal om foto's te maken. Zodra de registers aangemeld zijn in ons online archievenoverzicht kan een verzoek worden ingediend om ze (zonder berekening van kosten) te digitalisen. Dat heet 'scanning on demand'. Dan gaan de registers (als het fysiek mogelijk is) mee in de wekelijkse zending van een meter waar ik het eerder over had. Als dat niet door een bezoeker wordt gevraagd en er ruimte is, dan doen we dat soms ook zelf. Dat hangt van de planning af.

Een lang verhaal, maar ik kom nu tot het slot. Dank voor het geduld! De oorspronkelijke vraag was: "Welke regelgeving vormt nu de grondslag tot het onderhouden (ook uitbreiden) van de DTB-registers?"

Het onderhouden, ofwel het in goede en geordende staat houden van de originele registers is een taak die aan de archiefdiensten is opgelegd op basis van de Archiefwet. Dat doen we ook. Om die originele registers te beschermen bieden we ze sinds jaar en dag aan in de vorm van kopieën. Aanvankelijk fotokopieën of microfilms, en tegenwoordig steeds vaker in digitale vorm. Uitbreiden, dat is niet mogelijk, tenminste niet als we spreken over de collectie die ontstaan is in 1811, dat is een gefixeerde collectie. Dat is ook niet nodig. Want of die DTB registers nu worden aangeboden als onderdeel van de collectie retroacta die in 1811 ontstond, of als onderdeel van een kerkelijk archief of het archief van een gemeente is van ondergeschikt belang. Belangrijk is dat ze vindbaar zijn. Uit het voorgaande kan al blijken dat daar nog wel wat te verbeteren is. En binnen het NHA werken we daar ook aan. De beperkingen daarbij zijn soms van personele en financiële aard. We kunnen niet meer dan waar we geld voor hebben. Dat mensen soms zouden willen dat het sneller gaat, tsja dat geloof ik graag. Dat wij niet geïnteresseerd zouden zijn, dat is een suggestie die ik verre van mij werp. Dank aan Marian Kalb die dat voor het NHA onwaarschijnlijk vindt.

Ik hoop dat het bovenstaande voor enige duidelijkheid zorgt, met nogmaals de verontschuldiging voor het lange verhaal!

Met vriendelijke groet,

Hans van Felius

Beste Hans,

Hartelijk dank voor deze zeer uitgebreide uiteenzetting. Een aantal passages begrijp ik niet helemaal in het licht van de overgangsperiode van Papier naar ook Digitaal die begrijpelijkerwijs lang gaat duren.

“De beleidslijn is dat wij niets meer toevoegen aan die kopiecollectie DTB zoals die in de studiezaal in de Jansstraat te vinden is.”

Vraag 1 - Geldt dit ook voor dat deel van de kopiecollectie DTB wat valt onder het verzorgingsgebied van het Noord-Hollands Archief als gemeente- en streekarchief?

“Voegen we originele DTB registers toe aan die oude collectie? Uit het voorgaande zal duidelijk zijn dat het antwoord daarop nee is. We stellen ze wel beschikbaar, in origineel, eventueel in fotokopie, maar liever in digitale vorm.”

Vraag 2 - Wordt hiermee (of is hiermee) door de Noord-Hollandse archiefinstellingen afstand gedaan van de Persman & Zonjee inventarisnummering-methodiek uit 1973 of is er wel wellicht een convenant opgesteld waarin is afgesproken deze methodiek te blijven volgen?

“Uitbreiden, dat is niet mogelijk, tenminste niet als we spreken over de collectie die ontstaan is in 1811, dat is een gefixeerde collectie.”

Vraag 3 - Wanneer is die collectie gefixeerd? Er waren nog uitbreidingen (originelen en fotokopieën) tot ver na 1978.

Vraag 1

Er wordt inderdaad niets meer toegevoegd aan de DTB collectie zoals die in de studiezaal te vinden is. Zoals ik al schreef zal die op termijn zelfs verdwijnen. Wij fotokopiëren niet meer, wij scannen alleen nog. Dat sluit aan bij de vraag van de bezoekers en het scheelt bovendien ruimte.

Vraag 2

Ik gaf al aan dat ik niets kan zeggen over wat andere archiefdiensten doen. Dat is hun eigen beleid en dat zullen zij zelf aan moeten geven. Voor zover het binnen de inventaris Persman / Zonjee gaat om originelen die wij in beheer hebben, dan houden we die nummering aan. Voor fotokopieën zal voor ons werkgebied verwezen gaan worden naar de vindplaats van de originelen. Die zitten in andere archieven waar ze een eigen nummering hebben en die nummering zal aangehouden worden. Vanzelfsprekend zal bij een kopiedeel nog wel verwezen blijven worden naar de nummering Persman / Zonjee. Op die manier zal een oude verwijzing naar een DTB deel altijd teruggevonden kunnen worden in de nieuwe inventaris.

Vraag 3

Die collectie is gefixeerd bij het verschijnen van de inventaris in 1973. Daarna zijn er bij mijn weten geen originelen aan toegevoegd. We spreken tegenwoordig formeel over de collectie kopieën DTB Noord-Holland. Het grootste deel van die delen is inmiddels niet meer bij ons te vinden en we stellen alleen de kopieën beschikbaar. Het was gebruik om voor die kopiecollectie aan te sluiten bij de nummering van de inventaris uit 1973, dus fotokopieën die na 1973 werden toegevoegd werden per plaats doorgenummerd.

Echter, originelen worden gedigitaliseerd binnen de archiefstructuur waarin ze bij ons opgeborgen worden (ze zijn dan soms onderdeel van een parochiearchief of een gemeentearchief), en dan hebben ze daar al een nummer. In de inventaris van de DTB van bijvoorbeeld Aalsmeer of Beverwijk zal in die gevallen erbij vermeld worden: N.B. Collectie kopieën DTB Noord-Holland, inv.nr. 16. Of iets in die strekking.

Beste Hans,

Wederom bedankt voor jouw reactie. Ik realiseer mij heel goed, dat jouw reacties in dit topic gelden voor het Noord-Hollands Archief. Hoe andere archiefinstellingen in Nederland met de vraagstelling in dit topic omgaan, moet aldaar worden uitgezocht. Dat hierin onderlinge afwijkingen geconstateerd kunnen worden, lijkt mij evident als er naast de geldende wet- en regelgeving verder geen onderlinge afspraken hierin over zijn en/of worden gemaakt tussen de verschillende archiefinstellingen.

Voor mezelf trek ik hieruit de actie om in mijn genealogisch bestanden de bronvermeldingen zoveel als mogelijk aan te passen naar de bronvermeldingen zoals die gehanteerd worden door de afzonderlijke archiefinstellingen, zeker waar het om bronvermeldingen van originele stukken gaat. Zelf hanteer ik de stelregel om in het veld 'Bron' alleen naar een bron te verwijzen als ik de akte/passage in die bron ook daadwerkelijk heb gezien, anders vermeld ik het in 'Notities'.