Digitaliseren van documenten
Mogen archieven de kostprijs voor het digitaliseren doorbereken in het tarief?
Nee. Voor archieven geldt ook artikel 9, lid 1 van de Wet hergebruik van overheidsinformatie: ‘De met een publieke taak belaste instelling brengt voor het hergebruik van informatie ten hoogste de marginale kosten van vermenigvuldiging, verstrekking en verspreiding in rekening.’
Als archieven bepaalde informatie als gevolg van een verzoek wel gaan digitaliseren, wie gaat dat dan betalen?
Op grond artikel 14 van de Archiefwet kunnen archiefbescheiden kosteloos worden geraadpleegd en gebruikt. Verzoekers kunnen dus ter plekke de archiefbescheiden zelf digitaliseren (bijvoorbeeld door digitale fotografie), waarbij de nodige voorzorgen moeten worden genomen voor behoud van de originelen. Als het gaat om een omvangrijk aantal archiefbescheiden (bijvoorbeeld reeksen en series), kunnen met de archiefinstelling afspraken worden gemaakt over de beschikbaarheid van ruimte en apparatuur. De archiefinstelling mag voor het digitaliseren of het gebruik van apparatuur niet meer in rekening brengen dan de marginale verstrekkingskosten.
Kunnen de kosten van het digitaliseren van het eerste verzoek om de informatie in rekening worden gebracht terwijl daarna de informatie (bijna) gratis wordt aangeboden?
Nee. Alle verzoeken om hergebruik moeten op dezelfde wijze worden behandeld, de Wet hergebruik kent een verbod op het maken van onderscheid. Bovendien worden op verzoek gedigitaliseerde stukken in de praktijk niet bewaard, als het gaat om een beperkt aantal stukken uit een archiefblok, omdat dat nogal kostbaar is. Het heeft niet veel zin om `plukjes’ te bewaren voor later gebruik. Praktisch gezien komt het vrijwel niet voor dat er meer opeenvolgende verzoeken zijn voor dezelfde archiefbescheiden. Voor archiefbescheiden die op initiatief van de instelling zelf worden gedigitaliseerd is het de bedoeling dat er geen kosten worden berekend.
Kan er in dat geval dan wel een verdeelsleutel worden bedacht, zodat alle hergebruikers meebetalen aan de digitalisering in plaats van alleen de eerste verzoeker?
Nee. Zie antwoord op de twee vorige vragen.
Kan dit leiden tot twee verschillende tarievenregimes: een voor al gedigitaliseerde documenten en een andere voor nog te digitaliseren documenten?
Nee.
http://open-overheid.nl/blog/alles-wat-je-wil-weten-over-de-wet-hergebruik-van-overheidsinformatie/