Geachte heer Kruijer,
Als ik goedbedoeld vriendelijk iets mag opmerken over uw zoekvraag,
het volgende:
1. Onderaan uw zoekvraag vermeldt u een e-mailadres: dat van uzelf.
- Ten eerste, zoals u zelf ook al kunt zien, wordt een e-mailadres op het Stamboomforum niet "netjes" weergegeven, zoals u dat zou willen, als u dat in uw bijdrage opschrijft zoals je dat normaliter zou doen: het ziet er niet echt verzorgd uit, zo. Beter is het werken met spaties tussen de delen van het e-mailadres en het @-teken (apestaartje). Bijvoorbeeld zó: info @ hetutrechtsarchief.nl ; het staat netter dan die slordige en foute weergave, en de lezer begrijpt (toch wel) meteen wat de bedoeling is.
- Ten tweede is het, als het bij zo'n e-mailadres om dat van uzelf gaat, beter om dat nooit te vermelden op het Stamboomforum. Duizenden zoekrobots ploegen elke dag het hele internet (ook dit forum!) door, verzamelen e-mailadressen, en plempen daarmee uw e-mail-brievenbus vol met ongevraagde reclame (spam). Het is ook voor uw privacy beter om uw e-mailadres niet in uw bijdrage te vermelden, want (a) het gaat de meeste wildvreemden niets aan, en (b) het is domweg niet nodig: als men met u contact wil opnemen, klikt men simpelweg op uw gebruikersnaam links onderaan uw bericht, komt dan uit bij uw profielpagina, en klikt de knop aan voor "contact opnemen". Twee seconden werk, klaar.
2. In uw bijdrage vraagt u anderen op het Stamboomforum om iets voor u op te zoeken in een archief. In principe prima, (ook) daar is het forum voor.
In dit geval staat bij de desbetreffende archiefinventaris-pagina op de website van het Nationaal Archief echter een mogelijke openbaarheidsbeperking vermeld: "Deels openbaar, deels beperkt openbaar (B). Beperking openbaarheid geldt niet als dossier onderzoeker zelf betreft, als persoon is overleden, als er toestemming tot inzage is."
a) Bij het archiefstuk met het door u genoemde inventarisnummer zie ik niet zo'n code "B" voor "beperkt openbaar" staan, maar dat hoeft niet te betekenen dat het dan dùs volledig openbaar is, denk ik: de kwestie blijft zo a.h.w. "in de lucht hangen".
U loopt daarmee de kans dat u hiermee iemand anders, een wildvreemde ander, verzoekt om voor u een archiefstuk op te vragen dat "beperkt openbaar" is.
Nu is het opvragen van "beperkt openbare" archiefstukken helemaal geen onmogelijke zaak: men heeft een goede kans dat raadpleging wordt toegestaan, maar de beoordeling van zo'n verzoek door het archief vereist dat men een "'formulier voor toestemming tot raadpleging van niet-openbare archieven" invult.
En het invullen van zo'n formulier is iets hoogstpersoonlijks: de onderzoeker wordt gevraagd om de redenen aan te geven waarom hij/zij dit stuk zou willen raadplegen, waarbij persoonlijke motivatie, onderzoeksdoelen, familieverhoudingen, oorlogsachtergronden e.d. een grote rol kunnen spelen.
Kortom: een wildvreemde kan dit niet voor u doen, en dat mag u m.i. ook niet van een vreemde vragen!
Ik kan in uw bijdrage niet lezen dat u zich deze kwestie realiseert, en dat u zich heeft overtuigd
van het antwoord op de vraag of juist dat archiefstuk openbaar/beperkt-openbaar is.
Als u zelf daar niet zeker van bent, mag u m.i. ook een ander niet met die onzekerheid "op pad sturen".
b) Er staat een uitzonderingsclausule bij, met de vermelding dat die openbaarheidsbeperking niet geldt als het archiefstuk uzelf betreft, een overleden persoon betreft, of iemand die u toestemming heeft gegeven.
Opnieuw dezelfde kwestie:
ik kan aan uw bijdrage niet lezen dat u zich heeft geinformeerd of het door u gewenste archiefstuk openbaar of beperkt-openbaar is, en, mocht het beperkt-openbaar zijn, dat u zich heeft verdiept in de vraag of de uitzonderingen van toepassing zijn : niet over uzelf begrijp ik, maar misschien over een overleden persoon, of over iemand die aan u toestemming gaf tot inzage.
Wederom: iemand "op pad sturen" met ùw verzoek, zonder dat u zèlf eerst dit soort belangrijke vragen heeft opgelost, dat zou bepaald niet erg zorgvuldig zijn tegenover uw hulpvaardige medemens.
Begrijpt u wat ik bedoel?
Kortom, heer Kruijer: voordat u een bijdrage schrijft op het Stamboomforum met daarin een verzoek aan een mede-lezer om voor u een archiefstuk te raadplegen/te kopieren bij een archiefinstelling,
moet u (denk ik) eerst voor uzelf de vraag uitzoeken & oplossen:
-- is het archiefstuk (precieze inventarisnummer) dat ik wil laten raadplegen/kopieren volledig openbaar,
beperkt-openbaar of geheim/niet-openbaar?
Als er sprake is van volledige openbaarheid, kan ik er zondermeer "iemand anders voor op pad sturen".
Als er sprake is van "geheime/niet-openbare" stukken, dan zondermeer niet, zoals u dit zelf ook niet kunt.
-- is er sprake van een "beperkt-openbaar" archiefstuk?
--- zoja, is er misschien sprake van een uitzondering op die beperkte openbaarheid?
M.a.w. - gaat het archiefstuk over mijzelf? Ja? ---> een ander kan alleen met uw machtiging raadplegen
- betreft het een overleden persoon? Ja? ---> de raadpleger heeft een bewijs van dit overlijden nodig
- betreft het andere, levende persoon met toestemming? Ja? --> raadpleger moet toestemming tonen
--- is er géén sprake van een uitzondering, dus geldt gewoon de beperkte openbaarheid?
Dan is het invullen van een 'formulier voor toestemming tot raadpleging van niet-openbare archieven" vereist, waarin van u een hoogstpersoonlijke motivering, verantwoording, redengeving e.d.
met persoonlijke beweegredenen/onderzoeksdoel/familie-achtergrond/oorlogsomstandigheden e.d. wordt gevraagd ---> u moet dit echt zèlf doen,
en u kunt niet iemand anders ertoe verzoeken of "op pad sturen"
En: misschien is het bovenstaande inderdaad het geval,
en betreft het een "volledig openbaar" archiefstuk; dan is er niets aan de hand,
en heb ik (qua mogelijke bezwaren) "niets gezegd".
Maar, geachte heer Kruijer, u moet echt (naar mijn mening) in uw bijdrage al laten merken:
- dat u zich zelf eerst in de vraag "openbaar/beperkt-openbaar/niet-openbaar" heeft verdiept,
- dat u alle aandachtspunten en uitzonderingen daarvoor in uw hoofd bent "nagelopen",
- dat u iemand die voor u een archiefstuk gaat raadplegen niet met onzekerheid hierover "op pad stuurt",
- en dat u als er een situatie van "formulier raadplegen niet-openbare archieven" bestaat,
waarbij dus een hoogstpersoonlijke motivatie van uzelf vereist is, helemáál niemand anders hiervoor vraagt.
Een mede-lezer op het Stamboomforum moet bij zo'n verzoek-bijdrage van u kunnen zien,
dat u zich van die vraagpunten positief heeft overtuigd, en niet onzorgvuldig & onfatsoenlijk iemand ànders voor u "op pad stuurt" die in het archief vervolgens met allerlei vragen, formulieren, eisen en bewijsopdrachten geconfronteerd zal worden, en voor ù een "motivatie moet verzinnen en op papier zetten" (terwijl men notabene voor u uit goede wil moeite doet).
Naar mijn mening was hier in uw bijdrage niets over te lezen.
Dit dus voor de volgende keer!
Veel succes met uw onderzoek,
met vriendelijke groet,
Dimitri Vlas