Dit vond ik op het internet v.w.b. de Protestantse Kerk Nederland (NH/Gereformeerd/Luthers):
Notitie
inzake: doop-, belijdenis- en trouwboeken van een gemeente van de Protestantse Kerk in Nederland: wie mag ze inzien?
oktober 2015, dienstenorganisatie Protestantse Kerk in Nederland
1. Gemeenten van de Protestantse Kerk in Nederland leggen bepaalde feiten, die van belang zijn in het leven van hun leden, vast in een boek:
- de doop wordt vastgelegd in het doopboek (verplicht: ord. 6-4-1);
- de openbare geloofsbelijdenis in het belijdenisboek (verplicht: ord. 9-5-8);
- de inzegening van een huwelijk in het trouwboek (facultatief: ord. 5-3-7).
2. Gegevens die herleidbaar zijn op een natuurlijke, levende persoon, zijn ‘persoonsgegevens’ in de zin van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Indien uit deze gegevens tevens de godsdienst van betrokkene kan worden afgeleid zijn het ‘persoonsgegevens omtrent godsdienst’.
Daarvan zegt de WBP dat niemand deze persoonsgegevens mag gebruiken (in de terminologie van de wet: ‘verwerken’) behalve het kerkgenootschap waarvan betrokkene lid is.
Het kerkgenootschap mag deze persoonsgegevens niet aan derden verstrekken. Gegevens van personen die niet meer leven zijn geen persoonsgegevens in de zin van de wet.
Als het gaat om inzage in doop-, belijdenis- en trouwboeken geldt dus dat de kerkenraad ervoor zorgt dat derden pas inzage kunnen krijgen vanaf het moment dat duidelijk is dat de vermelde personen niet meer in leven zijn.
3. De genoemde boeken worden veelal na een periode van 20 of 25 jaren overgedragen aan een Regionaal Historisch Centrum of Stadsarchief, omdat deze beter kunnen zorgen voor het behoud van de archieven en vaak beter geoutilleerd zijn voor studie en onderzoek in de archieven; de Dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk in Nederland adviseert deze overbrenging daarom ook.
Een kerkenraad dient daarbij echter aan te geven, dat de boeken pas door derden ingezien mogen worden na een bepaalde termijn. Deze termijnen zijn:
100 jaar na de doop
75 jaar na de belijdenis
75 jaar na het huwelijk.
Op die manier maakt de kerkenraad zijn verantwoordelijkheid voor een goede omgang met de persoonsgegevens van haar leden waar.
4. Gegevens omtrent doop, belijdenis en huwelijk worden en werden regelmatig vermeld in het kerkblad.
Vermelding van persoonsgegevens in een kerkblad is vanuit wettelijk oogpunt een lastig punt. Naar de huidige wettelijke maatstaven is het te verantwoorden indien die kerkbladen alleen intern, binnen de gemeente, zijn verspreid. De kerkenraad dient daarop toe te zien.
Over dit punt werd vroeger mogelijk anders gedacht, of het was minder bekend. Dat neemt niet weg dat een kerkenraad er naar de huidige maatstaven niet meer aan mee moet werken, dat een kerkblad geraadpleegd wordt door derden, althans niet zo lang er nog levende personen in vermeld worden.
Dienstenorganisatie Protestantse Kerk in Nederland
Team Archieven
Bureau Juridische Zaken