Ik probeer te achterhalen wat de termijnen zijn waarna archieven openbaar worden. Ik weet dat bij het NHA de termijnen zijn: geboorten 100 jaar, huwelijken 75 jaar en overlijdens 50 jaar. Volgens mij zijn dit de in Nederland gangbare termijnen.
Maar er zijn ook allerlei andere bronnen, zoals bevolkings-, gevangenis-, rechtbank-, militaire-, notaris-, enz.-registers. Wat zijn daar de openbaarheidstermijnen van? Is er een overzicht van dergelijke bronnen en de bijbehorende openbaarheidstermijnen?
En als we dan toch bezig zijn, is er een overzicht van deze termijnen in België, Duitsland en Frankrijk?

Hier staat iets over de openbaarheid van notariële archieven https://www.nationaalarchief.nl/onderzoeken/index/nt00430/186e7bde-c406-11e4-9671-00505693001d

Openbaarheid wil niet zeggen dat e.e.a. ook op internet te vinden is, maar ik neem aan dat u dat weet.

In België gelden sinds 31 maart 2019 voor de akten van de burgerlijke stand dezelfde termijnen als in Nederland. Dus geboorteakten zijn in België na 100 jaar openbaar, huwelijksakten na 75 jaar en overlijdensakten na 50 jaar.

Beste allemaal,

je moet onderscheid maken tussen drie dingen: 1. privacywetgeving, 2. wetgeving rondom de burgerlijke stand en 3. archiefwetgeving.

1. Wat betreft privacywetgeving kunnen we duidelijk zijn: het verwerken van persoonsgegevens van levende personen is niet zonder meer toegestaan en daarvoor moet je aan bepaalde regels voldoen, maar dat is een ander en hier niet relevant verhaal.
2. Wat betreft de burgerlijke stand is in artikel 17a van Boek 1 Burgerlijk Wetboek bepaald dat de registers van de burgerlijke stand, na afsluiting van het volledige register (dat soms ook over meerdere jaren kan lopen), onderscheidenlijk geboorten na 100 jaar, huwelijken na 75 jaar en overlijdens na 50 jaar, van het archief van de gemeentesecretarie naar de gemeentelijke of regionale bewaarplaats worden overgebracht.
3. Wat betreft archiefwetgeving is in artikel 15 en verder Archiefwet 1995 bepaald dat ieder archief zelf openbaarheidstermijnen mag/kan/moet stellen aan archiefstukken, daarbij rekening houdend met de gevolgen van openbaarmaking, onder andere in het kader van de privacy. Wel kan een archief natuurlijk door de Archiefinspectie op de vingers getikt worden, als het er een potje van maakt met de openbaarheidstermijnen.

Kortom: de termijnen van 100, 75 en 50 jaar zijn geen "officiële openbaarheidstermijnen", maar zijn in lijn met de wetgeving van de burgerlijke stand. Verreweg de meeste archieven houden dezelfde termijnen aan. Voor de meeste andere archiefstukken wordt vaak 75 jaar aangehouden als openbaarheidstermijn.

Voor wat België betreft vinden de termijnen van 100, 75 en 50 jaar ook voornamelijk hun oorsprong in de wetgeving van de burgerlijke stand. In artikel 29 van het Burgerlijk Wetboek is vastgelegd dat iedereen op akten van onderscheidenlijk 100 jaar voor geboorten, 75 jaar voor huwelijk en 50 jaar voor overlijdens recht heeft op een uittreksel of afschrift van die akten. De termijn van 120 jaar voor bevolkingsregisters is volgens mij een keuze van het Rijksarchief in België en heeft geloof ik ook geen wettelijke grondslag.

Ik hoop dat ik hiermee de regels rondom de openbaarheidstermijnen voor iedereen nét wat inzichtelijker heb gemaakt. Mocht er toch iets onduidelijk zijn, laat het mij dan even weten in een reactie hieronder.

Met vriendelijke groet,

Indie van Lieshout

voor de regelgeving omtrent de Belgische bevolkingsregisters zie hier, en zie hier de pdf-versie van het koninklijk besluit