Al 15 tot 20 jaren geleden was mijn conclusie, dat ik helemaal geen chocolade kon maken van door talrijke archieven gehanteerde openbaarheid-stermijnen en -regels.

Onder regels valt een curieuze uitleg van een streekarchief, dat bij openbaarheid je het wel mag inzien maar geen foto ervan mag maken.

Recent liep ik er bij een ander streekarchief tegen aan, dat woningkaarten (mogelijk al vanaf 1858) bijgehouden t/m 1994 pas in 2070 openbaar worden. M.a.w.: Pas na 76 tot 212 jaren.

Dit met een beroep op de Archiefwet en Privacywetgeving.

Onder diezelfde Wetgeving zijn de Amsterdamse woningkaarten Allen openbaar en de Rotterdamse woningkaarten gegevens niet recenter dan 60 jaren geleden.

Kennelijk is de wetgeving nog moeilijker leesbaar dan de bijbel en meent ieder archief de enig juiste uitleg te hanteren.

De familieonderzoeker heeft het nakijken.

Als een archief bescheiden zoals bv woningkaarten in één dossier bewaart en dit niet per jaar kan verdelen en openbaren wordt het lastig tenzij archief genoeg budget heeft om voldoende medewerkers in dienst te nemen of op het idee komt om vrijwilligers te benaderen.

Ik heb ook een keer gelezen dat sommige archieven niet in staat zijn om na precies honderd jaar de geboorteakten te openbaren en hier nog eens 5 of 10 jaar mee te wachten om ze dan in blokken van 5 of 10 jaar bekend te stellen.

U lijkt  onder openbaren te verstaan: het online op het internet plaatsen van alle archiefstukken.

Ik versta er onder desgevraagd een voor mij relevant archiefstuk ter inzage geven of een kopie verstrekken/mailen.

Hoi Martin,

op grond van artikel 14 van de Archiefwet 1995 zijn archiefbescheiden die bij een archiefbewaarplaats rusten in beginsel openbaar. Dit artikel stelt verder: "Ieder is, behoudens de beperkingen die voortvloeien uit het in die artikelen [artikelen 15, 16 en 17 Archiefwet 1995] bepaalde, bevoegd die archiefbescheiden kosteloos te raadplegen en daarvan of daaruit afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken."

Artikelen 15 (algemene beperkingen), 16 (archiefbescheiden van particuliere(n) instellingen) en 17 (toestand van de archiefbescheiden) zijn de wettelijke beperkingen van deze openbaarheid. Beperkingen, op grond van artikel 15, kunnen worden gemaakt met het oog op (i) de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer, (ii) het belang van de Staat of zijn bondgenoten en (iii) het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen danwel van derden.

Nu, een beperking in gevallen (ii) en (iii) zal bij de woningkaarten niet aan de orde zijn en een beperking in geval (i) alleen met betrekking tot de woningkaarten, daar deze (opgemaakt hoofdzakelijk tussen 1939 en 1994) gegevens van nog in leven zijnde personen (de link met de Algemene verordening gegevensbescherming dus) kunnen bevatten. Laten we zeggen dat de betreffende archiefinstelling ervan uitgaat dat personen (normaal gesproken) niet ouder worden dan 100 jaar, dan zijn de stukken van de periode 1921-1994 niet openbaar. De woningkaarten die ouder zijn dan 1921, bijvoorbeeld die uit 1858 waar je over spreekt, zijn dan wel openbaar.

Een en ander hangt wel af van hoe de archiefbescheiden in een of meerdere inventarisnummers zijn ondergebracht. Daar de archiefinstelling zelf het beleid omtrent beperking van de openbaarheid bepaalt, dat kan dus ook een integraal inventarisnummer betreffen, kan je soms de pech hebben dat een inventarisnummer zowel het jaar 1920 als het jaar 1921 omvat en in theorie die van 1920 geen gegevens van levende personen meer bevat.

Het wordt wel een ander verhaal als de woningkaarten waar je het over hebt niet bij een archiefbewaarplaats, maar nog bij de gemeente berusten. In dat geval is de gemeentearchivaris op grond van artikel 32 lid 2 van de Archiefwet 1995 verantwoordelijk en is hij dus het aanspreekpunt als je bepaalde informatie wil opvragen. Mogelijk kan je je in dit geval beroepen op artikel 3 van de Wet openbaarheid van bestuur om de betreffende woningkaart op te vragen, maar ook daarbij gelden beperkingen in het kader van de Algemene verordening gegevensbescherming.

Om het voorgaande nog even samen te vatten:

• Berusten de woningkaarten bij een archiefbewaarplaats, dan ben je gebonden aan de openbaarheidstermijnen van de archiefinstelling
• Berusten de woningkaarten bij de gemeente, dan kan je mogelijk een beroep doen op de Wet openbaarheid van bestuur (Wob), voor zover de personen op de kaart reeds overleden zijn, of ze lakken de gegevens van levende personen voor je weg, zoals ik ook wel eens zelf heb meegemaakt

Met vriendelijke groet,

Indie van Lieshout

Hallo Indie

• Bedankt voor vermelden van artikel 14 en 15 tm 17 (beperking toegang tot archiefbescheiden) van de Archiefwet 1995.
• De wirwar of veelheid aan door diverse archieven gehanteerde openbaarheidstermijnen voor woningkaarten 1900 – 1994 (alles openbaar of na 20, 60, 75 jaren) gaat dus terug op artikel 15.i de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer v.w.b. gegevens van (al dan niet nog) levende personen.
• Hoofdbewoner (huurder of eigenaar) zal vrijwel altijd tenminste 25 jaar oud zijn en bij niet ouder worden dan 100 jaren is 75 jaren wel het maximale.
• Bij die gegevens op woningkaarten, gaat het om de naam van de hoofdbewoner, aantal mannelijke en vrouwelijke bewoners en aanvang-einde bewoning op specifiek adres. Dat zal de reden zijn, dat veel andere archieven met veel kortere openbaarheidstermijnen werken.
• Bij het bewuste streekarchief is de absurd lange termijn van 75 jaren gekoppeld aan het jaar 1994 en daarom als openbaarheidsjaar 2070 vermeld. Mogelijk was dit de reden, dat het streekarchief aanvankelijk berichtte niet over nadere bewoningsinformatie voor het woonadres te beschikken.
• Op het moment dat het jaar 2070 aanbreekt, is degene die dat jaar vaststelde al lang dood en begraven of gecremeerd. Niemand zal dus meer kunnen na vertellen waarom voor dat idiote jaar 2070 is gekozen. Als uitvlucht zal men 75 jaren na de Archiefwet 1995 zeggen: Dat is het geldende archiefbeleid!
• Zie overigens: Driehoeksruil Jan Jongkoen 1959: Rotterdam (Leendert Dijksman)-Almelo (L.W. Gerritsen) - Winterswijk

• Een archief stelt zelfs (1995), dat er ten aanzien van openbaarheid van woningkaarten geen wettelijke bepalingen zijn.
• De mate waarin een archief een uiteenzetting geeft over gehanteerde openbaarheidstermijnen verschilt zeer sterk.
• Het Streekarchief de Gooi- en Vechtstreek lijkt zich het intensiefst in de materie te hebben verdiept. Dit gelet op zeer uitputtende richtlijnen (10-7-2019): 1/24 (gooienvechthistorisch.nl)
• Hieruit haal ik het onderstaande, waarbij ik markeer IV.31 Overzichten met persoonsnamen zonder (onder 28 tm 30) opgesomde bijzondere persoonsgegevens, o.a. woningkaarten 20 jaar.

IV Persoonsgegevens onderdeel uitmakend van basisregistraties en registers Openbaar na einddatum dossier / akte: 

28 Gegevens, en metadata daarover, opgenomen in Bevolkingsregister of Burgerlijke stand, over geboorte, huwelijk/partnerschap, overlijden Resp. 100, 75 en 50 jaar Niet ophefbaar 

29 Gegevens in particuliere (veelal kerkelijke) archieven over geboorte, huwelijk/partnerschap, overlijden 

30 Akten van testament en codicil in de notariële archieven 94 jaar, maar bij (bewezen) overlijden van de testateur geldt de beperking niet 7 Niet ophefbaar 

31 Overzichten (bijvoorbeeld lijsten, databases) met persoonsnamen zonder boven opgesomde bijzondere persoonsgegevens, o.a. woningkaarten, en begraaf-, crematie-, asbussenregister Wettelijke overbrengingstermijn (nu 20 jaar) - Licht (bij vervroegde overbrenging)

Het Nationaal Archief (aanklikken) verduidelijkt het begrip Bijzondere Persoonsgegevens vanuit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG 25 mei 2018). Uit die verduidelijking haal ik het onderstaande aan. Hierbij wijs ik er op, dat hierin sprake is van maximale openbaarheidsbeperking voor bijzondere persoonsgegevens van (MJ: in principe) 75 jaren.

Beperkingen aan de openbaarheid

Eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer

Op persoonsgegevens is de AVG van toepassing. Persoonsgegevens gaan over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. 

De AVG maakt onderscheid tussen gewone en bijzondere persoonsgegevens.

Bijzondere persoonsgegevens:

• iemands godsdienst of levensovertuiging,
• afkomst,
• politieke gezindheid
• gezondheid
• geaardheid
• lidmaatschap van een vakvereniging
• strafrechtelijke persoonsgegevens
• persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag en de gevolgen daarvan
• genetische en biometrische gegevens
• BSN-nummers.

Bij de maximale openbaarheidsbeperking onder de Archiefwet 1995, worden dossiers met daarin bijzondere persoonsgegevens maximaal 75 jaar na creatie openbaar. 

Overigens weet ik niet beter, dat je eenmaal openbare stukken niet met terugwerkende kracht (2018) geheim of niet openbaar kunt verklaren.