Archieven hanteren een wildgroei aan verschillende openbaarheidregels waar ik al decennia helemaal geen chocolade van kan maken.  En daaraan moet je dan wel houden.

Twee voorbeelden:

1. Bij het Apeldoorns Archief vraag ik inzage van 2 pupillendossiers Jongerenhuis Hoenderloo waarvan betrokkenen in 1933 resp. 1987 (geen nakomelingen) zijn overleden. Van overlijdens overleg ik bewijzen. 

Na toestemming rechtsopvolger verkrijg ik toestemming, maar ik heb ik nog geen pagina opgeslagen of archiefmedewekster zegt dat ik wel aantekeningen mag maken, maar geen foto's.

Diverse keren heb ik gevraagd naar de onderliggende regels, maar nooit kreeg ik die.

Op het Algemeen Rijksarchief te De Haag kreeg ik later voor een van beiden (1987 overleden) inzage in een omvangrijk kinderrechterdossier. 

Ik mocht overal foto's van maken, want " iets is (geheel) openbaar of niet!".

2. 14 december 1959 verhuist ons ouderlijk gezin naar Winterswijk. Dit via een driehoeksruil van huurwoningen te Rotterdam-Almelo-Winterswijk. Ik wil bijzonderheden over vorige bewoners achterhalen.

Rotterdam maakt op 1 januari woningkaarten ouder dan 60 jaren (hier 2020) openbaar. 

Winterswijk en Almelo maakt bevolkingsregister/woonkaarten na 75 jaren (hier 2034) openbaar.

Bekend was, dat voor ons een (belasting) deurwaarder woonde. Via een adresboek van Almelo resp. Winterswijk en Jaaralmanak van Belastingdienst uiteindelijk toch bijzonderheden achterhaald.

Het CBG ontvangt de gegevens over overledenen uit de BasisRegistratie Persoonsgegevens. Dit is de opvolger van de Gemeentelijke Basis Administratie. Het is dus de voortzetting van de Burgerlijke Stand. 

Overigens staat lang niet alles in de BRP: op de persoonskaart staat bijvoorbeeld het beroep, terwijl dat sinds de invoering van de wet GBA (oktober 1994) niet meer wordt geregistreerd. Het staat dus ook niet in de opvolger van de wet GBA, de wet BRP. Hetzelfde geldt voor godsdienst.

Huib, gemeentes geven (helaas) vrijwel nooit exacte kopieën van aktes. Ook kopieën van persoonskaarten worden vrijwel nooit gegeven: een gemeente geeft eigenlijk altijd een gewaarmerkt afschrift. Het is ook niet de taak van een gemeente om een kopie-akte te verstrekken. Het is de taak van een gemeente een gewaarmerkt document te verstrekken (aan de persoon zelf of eventueel een nazaat). Pas als de originele documenten zijn overgebracht naar een archief, is het mogelijk een kopie van dat document te krijgen, en dan nog pas na het verstrijken van de openbaarheidstermijn.

Martijn, dank voor je reaktie.  ik ken de regels ongeveer wel voor wat betreft privacy in relatie tot het afgeven van informatie aan derden door de gemeentelijke overheid. Maar hier gaat het over mijn eigen gegevens. Waarvoor dit soort bescherming niet nodig is. Ik heb enkele malen voor iemand anders in het buitenland woonachtig een gewaarmerkte geboorteakte opgevraagd, dit kan onder voorwaarden, en soms kreeg ik daar dan ook een fotokopie van het origineel mee. Dus er kan een hoop maar is vaak afhankelijk de persoon (archiefbeheerder) die je te woord staat en hoe je je dan daar opsteld. Maar ik weet nog steeds niet of die privacy regels ook voor je eigen gegevens gelden. Ik denk van niet, maar kan niet vinden waar dat dan in te zien is. Dit is eigenlijk een hele interessante discussie geworden die vooral duidelijkheid op zou moeten en kunnen leveren. Dank voor dit platvorm.

Met betrekking tot de originele geboorte-akte. Snap dat je hem best zelf wil hebben, gewoon omdat et leuk is. Hij is volgens in origineel niets meer waard, dan een gewaarmerkte kopie. Toen wij Nederlands Indië verlieten, heeft mijn vader mijn geboorte-akte opgevraagd, omdat hij vreesde dat we er anders nooit meer bij zouden kunnen. Ik bezit dus een origineel, maar als ik daar een afschrift van nodig heb, dan moet ik langs een notaris  voor een gewaarmerkte kopie. 
Nicolette