Ik zou willen beginnen met het digitaliseren van familiefoto's en documenten, maar vraag me af hoe ik ze het best kan bewaren.

1. Hoe overzichtelijk bewaren? 

Ik zoek eigenlijk een manier om de foto's snel te kunnen vinden. Ik heb nu voor elke persoon waarvan ik documenten heb (zoals aktes en registers) een map. Ik zou de foto waarop een persoon staat in die map kunnen bewaren. 

Maar wat met groepsfoto's of fotos waarop meerdere personen staan. Steek ik die dan als kopie in elke map of zijn er andere handige manieren ? Of sla ik de foto's niet los op in mappen, maar gebruik ik best een of ander fotoapp zoals foto's van Apple of een ander pakket. 

2. Hoe makkelijk foto's beschrijven?

Daarnaast vraag ik mij af of er goede software is om de foto's te beschrijven : ik zoek maw een manier om makkelijk personen of plaatsen te taggen of gewoon een manier om de afbeelding te beschrijven. 

Hoe doen jullie dat ? 

(NB: Dit bericht is door een moderator naar het subforum 'Genealogische software' verplaatst.)

Beste Bart,

Een relatief ingewikkelde kwestie voor velen onder ons, waar ik zelf wel oplossingen voor heb in mijn zelf geschreven software.

Dit is niet beschikbaar buiten mijn familie. De tijd en moeite die me dat gekost heeft enz. enz. Het komt ook nooit public 

Maar dat is natuurlijk niet wat u wilt horen; Ik ben niet onwelwillend om hier tips te geven, die ik zo uit ervaring op heb gedaan.

Digitaal bewaren van collecties kent veel vormen.

Ik zelf vond nooit een structuur in reguliere software van met bestanden die mij gelukkig maakte.

Veel te foutgevoelig of voor mij onlogisch, door mijn kwaliteitszorg ontwikkeling.

Als er al wel iets goeds bestaat commercieel, dan is dat onbetaalbaar

Meestal zijn gegevens te veel verstopt in de software, waardoor gelijk al handicap 1 wordt opgeworpen, zoals afhankelijkheid van.....

Zelf heb ik gekozen voor een bestandsnaam structuur die direct in Windows verkenner de informatie geeft wat en wie het is.

Het wie, wat, wanneer, index en bron lijken mij de belangrijkste kenmerken die worden opgenomen in de bestandsnaam van b.v. een foto.

Maar dat geldt wat mij betreft voor alle type bestanden; van filmpjes tot Word documenten.

En ja ik zie het al gebeuren. Submappen aanmaken fotootjes hier en pdfjes daar; beginners fout 1 wat mij betreft.

Leuk als dat verstopt in de afhankelijkheid van software, maar toch echt is het beter om deze zoveel mogelijk in 1 submap te plaatsen.

Voor goede software is dat geen enkel probleem en handig als je even niet met software er doorheen wilt.

Zo kun je zonder software ook de dubbellen gemakkelijker tegen komen. Het overzicht (door gelijke kenmerken in de bestandsnamen) geeft een veel betere weergave.

Ik doe dit zelf ook met een grote collectie gedigitaliseerde muziek.

Bestandsnaam: Titel - Artiest.mp3

Zo komen alle dubbelle of gelijksoortige getitelde nummers meestal bij elkaar te staan zichtbaar in Windows verkenner. Tik fouten daar gelaten natuurlijk, maar de eigen software haalt ze er voor me uit

Beheren van deze structuren handmatig is bijna onmogelijk, omdat type fouten snel ongemerkt ontstaan.

Maar dat geldt natuurlijk overal waar je informatie aanbrengt.

Een bestands beheersysteem is nodig om consistente bestandsnamen structuren te krijgen. Handmatig is dat bij grote collecties niet te doen.

Maar als je er niet aan begint ook bij kleine hoeveelheden ?; des te gemakkelijker is het uitbouwen.

Denk hier aan geen dubbelle spaties, bepaalde tekens op bepaalde plek. Tag aanduidingen en ga zo maar door.

Nog een voordeel: Het hernoemen van namen van bepaalde groepen is geen enkel probleem op deze manier.

Een nadeel, bestandsnamen kunnen beter niet een bepaalde lengte overschrijden; hier is wat mij betreft een Windows bug al zins 1998 in diverse facetten van Microsoft. Eigen software kan dat natuurlijk prima beheren.

Maar wat als je dat allemaal niet overziet en de middelen niet hebt:

Denk logisch na, zoals hoe dienen dingen geïndexeerd moeten; in één submap gaat dat het gemakkelijkst.

Computer technisch is het belangrijkste: Indexnr., wanneer, wat, wie en bron.

Groet Herman Schilder

Voor mijn collectie foto's die betrekking heeft op mijn stamboom houd ik een mappenstructuur aan. Iedere map heeft de naam (voornaam + achternaam) van zowel de man als de vrouw. In die map plaats ik dan de foto's (en krantenknipsels, etc.) die betrekking hebben op dat stel. Dat kan om hen zelf gaan maar zolang het overzichtelijk blijft komen daar ook de foto's van hun kinderen en kleinkinderen in. Iedere foto heeft dan ook weer de naam van de persoon of personen die erop staan, en is eventueel voorzien van een volgnummer tussen haakjes. Soms zet ik ook een jaartal in de bestandsnaam.

Ieder besturingssysteem heeft een zoekfunctie in de verkenner waarmee vervolgens de foto's kunnen worden gevonden waarop de gezochte naam voorkomt, inclusief vermelding van de map waarin de foto zich bevindt. En zo is iedere foto snel weer teruggevonden.

Mijn ervaring is dat dat voldoende is. Je kunt de bestandsnaam veel uitgebreider maken dan hierboven aangegeven maar de vraag is of het relevant is en blijft. 

Voor het digitaliseren van foto's houd ik een resolutie van 600 dpi aan.  

Tip voor inkleuren zwart-wit foto's hier. Bewaar dan wel het origineel.

bart vosters - 19 sep 2020 — 19:03 (laatst bijgewerkt 20 sep 2020 — 13:04 door moderator):

ik zoek maw een manier om makkelijk personen of plaatsen te taggen of gewoon een manier om de afbeelding te beschrijven. 

Windows Verkenner heeft een 'tag'-functie: als u 'Details pane' kiest (in een Nederlandstalige versie heet dat geloof ik 'detailvenster'), ziet u als u een jpg aanklikt rechts de metadata van het bestand. Onder 'tags' kunt u trefwoorden toevoegen, en onder 'title'... raad eens. ;)  (NL: 'trefwoorden' en 'titel' denk ik? 2e en 6e van boven.) U kunt ook meer bestanden tegelijk aanklikken. Hoe handig het werkt, durf ik niet te zeggen want ik gebruik die functie zelf niet. Ik voer wel regelmatig trefwoorden (en andere metadata) in in het fotoprogramma Adobe Lightroom, maar de aanschaf daarvan lijkt me nogal overkill voor alleen het archiveren van bestanden. Er zijn ook wel aparte programmaatjes voor het toekennen aan trefwoorden aan bestanden, zoals dit: http://www.connectpaste.com/documentation/Search%20and%20Tag%20Help.htm . (Ook geen ervaring mee trouwens. Een instructiefilmpje staat hier: https://www.youtube.com/watch?v=lJYsLu3hssM)

Vriendelijke groet,

Carl

Ik ben uiteindelijk aan de slag gegaan met een systeem dat in alle suggesties niet werd vernoemd maar wat ik na wat gegoogle tegenkwam met name Evernote. En hoe langer ik er mee werk, hoe beter ik het vind.

Samengevat werkt het als volgt :

1. Telkens je iets wil toevoegen maak je een nieuwe "notitie". Een notitie kan zowel tekst, afbeeldingen als bijlagen bevatten en het kan zelfs hele webpagina's of delen ervan bijhouden en vooral dat is handig als je online iets interessants tegenkomt. 

2. De notities kan je ordenen in "notitieboeken". Zo maak ik per persoon een notitieboek "naam_voornaam_geboortedatum". In dat notitieboek zet je dus telkens notities als je iets hebt dat bij die persoon hoort. Een notitie voor zijn geboorteakte, eentje voor het huwelijk, een foto,... Bij elke notitie noteer je wat je wil. 

3. De notitieboeken kan je op hun beurt ordenen in "stapels". Ik maak stapels per familienaam. In die stapel zitten dan alle notitieboeken per persoon. Zo blijft alles overzichtelijk per familie. 

En wat Evernote vooral sterk maakt is dat wanneer je zoekt op bv. een persoon, je niet enkel de notities krijgt waarin die persoons naam voorkomt, maar het programma doorzoekt ook nog eens alle PDF documenten en zo kom je dan de naam van iemand tegen in een akte die is ondergebracht bij een andere persoon. 

Evernote heeft een onlineversie, en een desktopversie evenals een mobiele versie. Alles werkt perfect samen en synchroniseert onmiddellijk. Je betaalt 6 euro per maand. Maar dat is wat mij betreft het meer dan waard. 

Het ziet er bij mij als volgt uit : 

Beste Bart,

Prima dat je iets gevonden hebt wat goed lijkt, maar kijk uit dat je niet in een software structuur belandt bent die je ook tot afhankelijkheid gaat dwingen.

Je weet hoe dat in Windows kan gaan; vandaag werkt het en morgen niet meer omdat er belangrijke Windows veiligheids-updates waren.

Of de software programmeurs daar in mee blijven gaan in een nieuwe versie is altijd maar de vraag.

Je het voor je acties

Citaat: 1. Hoe overzichtelijk bewaren?

Citaat 2. Hoe makkelijk foto's beschrijven?

geen specifieke software nodig dan alleen de Windows functionaliteit op een slimme manier gebruiken.

Kijk hierbij in te gebruiken software of:

Gegevens gemakkelijk achteraf ook weer zijn over te hevelen.

Goede  (duurzame) programmeurs houden daar al rekening mee.

Ze beginnen bijna als eerste een export functie te realiseren (Ik bedoel hier dus geen Gedcom mee, maar platte tekst).

Ik weet het; Waar maak ik me druk om; Kleine hoeveelheden niet zo belangrijk; maar ik heb zelf echt geen zin iets 2 keer te doen.

En al helemaal niet met grote hoeveelheden data.

Veel succes,

Met respect het volgende:

@JP Ouweltjes : 600 dpi is onzin; 300 dpi niet gecomprimeerd is aan te bevelen en ik vraag me echt af, heb je nooit eens waar staat dat dan ook al weer ?. Juist indexeren is gemakkelijker in de hand te houden.

@Carl : Begin er dan eens echt aan en dan zie je al gauw dat je je gegevens niet moet "verstoppen", zeker als dat niet nodig is. Daar hebben we bij onze historische vereniging al heel veel negatieve ervaringen mee.

Groet Herman

Herman Schilder - vandaag — 19:32 (laatst bijgewerkt vandaag — 19:33 door auteur):

@Carl : Begin er dan eens echt aan en dan zie je al gauw dat je je gegevens niet moet "verstoppen", zeker als dat niet nodig is.

Ik heb geen idee waar ik van u aan moet beginnen en waarom u denkt dat ik mijn gegevens 'verstop'. Bart Vosters stelt een vraag en ik geef een aantal opties die ik van horen zeggen ken. Voor niets overigens, want de vraagsteller blijkt zelf al een antwoord op de vraag te hebben gevonden.

Vriendelijke groeten,

Carl

Bedankt voor je reactie en aanbevelingen Herman. 

Ikzelf zit al sinds 1989 op de Mac en tot op heden hebben we daar gelukkig weinig of geen last van veiligheidslekken en patches her en der.Dat is dus al een meevaller. 

Ben nu een week bezig met Evernote en het bevalt me hoe langer hoe meer. Juist omdat het zeer overzichtelijk blijft en vooral de automatische indexering die gebeurt om het zoeken makkelijk te maken is bijzonder handig. Ook het gegeven dat wanneer je iets zoekt, Evernote ook documenten inhoudelijk gaat scannen geeft soms ontdekkingen die ik nog niet eerder gezien had. En mocht ik Evernote uiteindelijk willen inruilen voor iets anders, zijn alle gegevens eenvoudig te exporteren. 

En een laatste handigheid in Evernote is het gegeven dat je zelf "templates" kan maken die je dan kan gebruiken om gegevens steeds op dezelfde manier te ordenen wat de overzichtelijkheid en de leesbaarheid zeker ten goede komt. 

En nog dit : de leercurve is bijzonder laag. Iemand die een uurtje de moeite neemt om de handleiding (al dan niet in videoformaat) te volgen, kan onmiddellijk aan de slag volgens mj. 

Bart,

Ik moet i.d.d. zeggen het ziet er niet verkeerd uit.

Zoals je zegt er zijn export functies dan zit je al veel beter als gemiddelde software.

Veiligheidslekken zitten er ook in een mac; het probleem zit m namelijk ook in de hardware, die het besturingssysteem niet altijd kan oplossen,

Intel heeft de afgelopen jaren al veel firmware upgrades gemaakt voor i5 en i7, maar ook andere types.

Apple heeft daar altijd al een beetje geheimzinnig over gedaan, alsof het daar niet voorkomt.