Misschien een toelichting van iemand die bij het Noord-Hollands Archief werkt? Een waarschuwing: het is een lang verhaal...
De collectie die aanvankelijk werd aangeduid met 'retroacta van de burgerlijke stand' ontstond in 1811. Registers werden opgevraagd bij steden, ambachten en kerken en gedeponeerd bij de nieuwe burgerlijke gemeenten, die onder meer als taak kregen de burgerlijke stand bij te houden, en daarmee ook de taak om extracten te leveren die de identiteit van de burgers konden aantonen. Latere generaties noemden die collectie 'de collectie doop-, trouw- en begraafboeken'. Die collectie vormt in Noord-Holland een bont allegaartje. Er zitten originele registers tussen, er zitten originele contraboeken tussen (sommige kerken hielden twee series bij), er zitten door steden, ambachten en kerken aangeleverde afschriften bij. Dat zijn dan 'eigentijdse' afschriften, dus rond 1811 gemaakt. Een deel werd niet overgedragen. Waarom niet is niet meer te achterhalen, we kunnen er alleen naar gissen of het ging om laksheid of een vorm van protest.
Bij het ontstaan van de provinciale archiefdiensten, in de periode 1870-1894 omgevormd tot de rijksarchieven in de provinciehoofdstad, kwamen de meeste van die registers voor Noord-Holland uiteindelijk terecht bij het Rijksarchief in Noord-Holland. Ze werden beschouwd als rijkseigendom en daarom centraal bewaard. In Noord-Holland werden drie uitzonderingen gemaakt: de steden Alkmaar, Amsterdam en Haarlem mochten de retroacta van de burgerlijke stand in bruikleen houden, omdat ze een eigen stedelijke archivaris hadden benoemd. Dat gaat nog steeds over de collectie die in 1811 ontstaan is. In de loop van de tijd ontdekten onderzoekers en archivarissen dat op plaatselijk niveau nog steeds allerlei registers werden bewaard, hetzij in het door de gemeente bewaarde archief, hetzij bij een kerk. In enkele gevallen werden die registers alsnog in origineel toegevoegd aan de retroacta, maar meestal niet.
Dat kwam omdat inmiddels binnen de archiefwereld beheersregels waren opgesteld. Maar liefst 100 regels die elke beginnende archivaris geacht werd voor zijn examen uit het hoofd te leren. Een van die regels heet het 'herkomstbeginsel'. Dat beginsel gaat er van uit dat een archief een eenheid is. Het archief van de R.K. parochie X is een eenheid, en dat bevat archiefstukken van diverse aard. Notulen, eigendomsbewijzen, ingekomen en verzonden stukken. En ook registers waarin allerlei handelingen rond de parochianen werden vermeld, dus doopboeken, trouwboeken, doodboeken. Hetzelfde geldt voor de archieven van de Hervormde gemeenten en die van de burgerlijke gemeenten. Het werd daarmee binnen de archiefwereld algemeen erkend dat die stukken in het betreffende archief van parochie of gemeente moesten blijven berusten. De rijksarchivaris in Noord-Holland wilde echter wel de informatie hebben. Daarom werden afschriften gemaakt door nijvere ambtenaren. Toen het kopieerapparaat voldoende ontwikkeld raakte ging men over tot het maken van fotokopieën. Omdat de oorspronkelijke gedrukte inventaris van Van Es en Driessen daardoor achterhaald raakte, besloot men in de jaren zestig een nieuwe inventaris te maken, die door Persman en Zonjee werd gemaakt. Die inventaris was niet een inventaris van de oorspronkelijke collectie retroacta uit 1811, maar tevens van latere aanvullingen, die meestal in de vorm van afschriften en fotokopieën beschikbaar waren gekomen.
Ook die inventaris uit 1966 raakte achterhaald, omdat steeds meer kerken overgingen tot overdracht van hun archieven. Vanaf 1978 was een van mijn taken binnen het rijksarchief in Haarlem het controleren van dergelijke archieven op de aanwezigheid van DTB registers. Conform het herkomstbeginsel haalde ik niet de originelen uit die archieven om ze aan de collectie DTB toe te voegen. Heel formeel zou dat een vorm van diefstal zijn, omdat ik in dat geval stukken die in goed vertrouwen door een kerkbestuur in bruikleen waren gegeven daar uit zou halen, om ze toe te voegen aan een rijkscollectie. Ik maakte dus een fotokopie en voegde die toe aan de rijkscollectie. Soms verving ik dan een in de jaren dertig of veertig van de twintigste eeuw gemaakt afschrift door een fotokopie van het origineel.
Inmiddels stond de tijd niet stil, en zorgden steeds meer gemeenten voor aansluiting bij een archiefdienst. Inmiddels zijn bijna alle gemeenten in Noord-Holland voorzien van een archiefdienst. De uitzonderingen zijn Diemen en Texel. Voor die twee gemeenten heeft het Noord-Hollands Archief (als rechtsopvolger van het Rijksarchief in Noord-Holland) nog een archiefbeherende taak. Dat betekent onder meer dat de originele DTB registers van die gemeenten in Haarlem berusten. Daarnaast fungeert het Noord-Hollands Archief als gemeentearchief voor de huidige gemeenten Aalsmeer, Beverwijk, Bloemendaal, Haarlem, Haarlemmerliede, Haarlemmermeer, Heemskerk, Heemstede, Uitgeest, Uithoorn, Velsen en Zandvoort. Voor zover van toepassing berusten de originele DTB registers van die gemeenten dus ook bij het NHA. En verder stelt het NHA nog steeds de oude serie fotokopieën van de DTB beschikbaar, dus alle gemeenten van Noord-Holland, uitgezonderd de steden Alkmaar, Haarlem en Amsterdam. De Haarlemse registers hebben we natuurlijk ook, maar die hebben we omdat de Archiefdienst voor Kennemerland (waaronder de gemeente Haarlem hoorde) is opgegaan in het NHA.
Vanaf het ontstaan van gemeentelijke of streekarchiefdiensten zijn de originele registers op basis van de bepalingen in de Archiefwet overgedragen door het Rijksarchief in Noord-Holland en later het NHA aan die betreffende archiefdiensten. Hoe die dat verder beschikbaar stellen, en hoe zij omgaan met aanwinsten of registers die ze aantreffen in kerkelijke archieven die zij in beheer hebben en krijgen valt buiten de bevoegdheid van het NHA. Die archiefdiensten moeten zelf toelichten wat ze doen en waarom ze dat zo doen. Ik kan alleen spreken over de situatie binnen het NHA voor zover wij een taak hebben als gemeentelijke archiefdienst.
De beleidslijn is dat wij niets meer toevoegen aan die kopiecollectie DTB zoals die in de studiezaal in de Jansstraat te vinden is. Die collectie is te raadplegen voor een ieder die dat wil. We zullen ook niet werken aan de toegankelijkheid van die collectie voor zover dat registers betreft die buiten ons gemeentelijke werkgebied vallen. Als iemand zo aardig is om ons een index aan te bieden zeggen we dankjewel en stellen die beschikbaar in de studiezaal, dat weer wel. Op termijn zal die collectie fotokopieën zelfs verdwijnen. De ervaring leert dat steeds minder mensen de reis Haarlem ondernemen om onderzoek in de studiezaal te doen. De raadpleging verlegt zich naar internet. Om geen dubbel werk te doen en onze collega's niet in de wielen te rijden digitaliseren wij over het algemeen geen registers die niet tot ons gemeentelijke werkgebied horen. Dat is de taak van de andere archiefdiensten in de provincie. We bemoeien ons daar niet mee, en sterker nog, we mogen ons daar niet mee bemoeien. Iedere archiefdienst is in die zin baas in eigen huis.
Wat doen we met de DTB registers van de gemeenten die wel tot ons werkgebied behoren? Het streven is om die allemaal te digitaliseren en ze online aan te bieden, voorzien van een index. Dat is een project van lange adem. Er zijn mensen in Nederland die denken dat wij beschikken over onuitputtelijke financiële reserves. Ik wou dat dit waar was! In Haarlem beheren we 45 kilometer archief, en we hebben structureel geld om rond de 52 meter per jaar te digitaliseren. Reken maar uit hoe lang we bezig zijn voordat we alles digitaal beschikbaar hebben. Soms kunnen we gebruik maken van extra regelingen en betaalt iemand anders de rekening van het digitaliseren. Maar we wachten nog steeds op de multimiljonair die al onze digitaliseringswensen vervult. Wie de afgelopen jaren de politieke discussie heeft gevolgd kan weten dat bezuiniging troef is. De minister van Financiën en de wethouders van Financiën van de bij ons aangesloten gemeenten zijn niet echt genegen om ons extra krediet te geven. We moeten het dus doen met de middelen die we hebben...
Voegen we originele DTB registers toe aan die oude collectie? Uit het voorgaande zal duidelijk zijn dat het antwoord daarop nee is. We stellen ze wel beschikbaar, in origineel, eventueel in fotokopie, maar liever in digitale vorm. Als dat financieel haalbaar is doen we dat het liefste. Soms is een deel in te slechte staat om het zonder meer te digitaliseren. Dat is een probleem, maar daar zullen we in elk geval proberen een oplossing voor te vinden. Een bijkomend probleem is dat ze niet altijd makkelijk vindbaar zullen zijn. Voor ons eigen werkgebied zijn we aan het kijken hoe we dat kunnen verbeteren. Maar ook daar geldt: dat kost tijd. Mijn collega's en ik zijn geen leerlingen van Zwijnstein geweest en daarmee collega's van Harry Potter, en we hebben daarom ook niet leren toveren. We zullen we proberen ons werk zo goed mogelijk te doen. Dat dit niet altijd lukt is logisch, mensen zijn mensen, en er worden fouten gemaakt.
En soms helpt een bezoeker ons. Onlangs werden wij er op gewezen dat bij de DTB van een van onze gemeenten iets niet klopte, in dit geval Heemskerk. Het bleek vervolgens dat een kerkelijk archief niet aangemeld was in ons systeem. En juist in dat archief bevinden zich originele DTB registers. Hoe dat zo gekomen is, dat weten we helaas niet. We hebben dat inmiddels aangepast en we hopen dat die registers zelfs spoedig online beschikbaar komen. Zo wordt het iedere keer een (klein) stukje beter...
Dat werd ook gemeld aan de betreffende vraagsteller. Daarbij werd gemeld -iets dat redelijk standaard is- dat indien hij (voordat wij over konden gaan tot digitalisering) al over de informatie wilde beschikken, hij welkom zou zijn in de studiezaal om foto's te maken. Zodra de registers aangemeld zijn in ons online archievenoverzicht kan een verzoek worden ingediend om ze (zonder berekening van kosten) te digitalisen. Dat heet 'scanning on demand'. Dan gaan de registers (als het fysiek mogelijk is) mee in de wekelijkse zending van een meter waar ik het eerder over had. Als dat niet door een bezoeker wordt gevraagd en er ruimte is, dan doen we dat soms ook zelf. Dat hangt van de planning af.
Een lang verhaal, maar ik kom nu tot het slot. Dank voor het geduld! De oorspronkelijke vraag was: "Welke regelgeving vormt nu de grondslag tot het onderhouden (ook uitbreiden) van de DTB-registers?"
Het onderhouden, ofwel het in goede en geordende staat houden van de originele registers is een taak die aan de archiefdiensten is opgelegd op basis van de Archiefwet. Dat doen we ook. Om die originele registers te beschermen bieden we ze sinds jaar en dag aan in de vorm van kopieën. Aanvankelijk fotokopieën of microfilms, en tegenwoordig steeds vaker in digitale vorm. Uitbreiden, dat is niet mogelijk, tenminste niet als we spreken over de collectie die ontstaan is in 1811, dat is een gefixeerde collectie. Dat is ook niet nodig. Want of die DTB registers nu worden aangeboden als onderdeel van de collectie retroacta die in 1811 ontstond, of als onderdeel van een kerkelijk archief of het archief van een gemeente is van ondergeschikt belang. Belangrijk is dat ze vindbaar zijn. Uit het voorgaande kan al blijken dat daar nog wel wat te verbeteren is. En binnen het NHA werken we daar ook aan. De beperkingen daarbij zijn soms van personele en financiële aard. We kunnen niet meer dan waar we geld voor hebben. Dat mensen soms zouden willen dat het sneller gaat, tsja dat geloof ik graag. Dat wij niet geïnteresseerd zouden zijn, dat is een suggestie die ik verre van mij werp. Dank aan Marian Kalb die dat voor het NHA onwaarschijnlijk vindt.
Ik hoop dat het bovenstaande voor enige duidelijkheid zorgt, met nogmaals de verontschuldiging voor het lange verhaal!
Met vriendelijke groet,
Hans van Felius